Unterweisung dokumentieren: was hineingehört und wie es digital geht
Unterweisungen sind Pflicht, und Sie sollten sie dokumentieren. Doch was gehört in den Nachweis, wie oft ist er fällig, und wie gelingt das ohne Papierstapel? Hier finden Sie einen praktischen Überblick.
Warum Sie Unterweisungen dokumentieren sollten
Nach § 12 des Arbeitsschutzgesetzes müssen Arbeitgeber ihre Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz unterweisen. Die Unfallverhütungsvorschrift DGUV Vorschrift 1 wird in § 4 deutlicher: Die Unterweisung erfolgt mindestens einmal jährlich, und sie muss dokumentiert werden.
Zudem schützt die Dokumentation Sie selbst. Kommt es zu einem Unfall, fragt die Berufsgenossenschaft nach dem Nachweis. Wer dann eine vollständige Liste vorlegt, steht deutlich besser da als jemand, der sich auf das Gedächtnis verlassen muss.
Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Was in den Nachweis gehört
Ein brauchbarer Nachweis beantwortet fünf Fragen: Wer wurde unterwiesen? Wann? Zu welchem Thema? Durch wen? Und hat die Person die Teilnahme bestätigt? Bewährt hat sich außerdem eine kurze Angabe zum Inhalt, etwa als Verweis auf die verwendeten Unterlagen.
Bei einer Unterweisung am Bildschirm ersetzt das System die Unterschrift durch einen eindeutigen Zeitstempel. Wichtig ist dabei, dass die Person den Kurs selbst durchlaufen hat, zum Beispiel belegt durch bestandene Kontrollfragen.
Wie oft unterwiesen werden muss
Unterwiesen wird bei der Einstellung, bei Veränderungen im Arbeitsbereich, bei neuen Arbeitsmitteln und danach regelmäßig. In der Regel bedeutet das einmal im Jahr. Für Jugendliche schreibt § 29 des Jugendarbeitsschutzgesetzes mindestens halbjährlich vor.
Manche Themen haben eigene Fristen, etwa im Umgang mit Gefahrstoffen. Deshalb lohnt es sich, jedem Thema eine eigene Gültigkeit zu geben, statt alles an einem Stichtag zu bündeln. So sehen Sie für jede Person und jedes Thema, wann die nächste Unterweisung fällig ist.
Unterweisung dokumentieren mit einer Lernplattform
Eine Lernplattform nimmt Ihnen das Unterweisung dokumentieren weitgehend ab. Jede Person durchläuft den Kurs, beantwortet Kontrollfragen und erhält danach ein Zertifikat mit Namen und Datum. Damit ist der Nachweis entstanden, ohne dass jemand eine Liste führt.
In acadivo hinterlegen Sie für jeden Kurs eine Gültigkeit. Vor dem Ablauf erinnert die Plattform die Person per E-Mail, und den neuen Durchgang starten Sie per Knopfdruck. Die Übersicht in der Verwaltung zeigt zudem, wer gültig unterwiesen ist und wer noch fehlt.
Grenzen der Unterweisung am Bildschirm
Nicht alles lässt sich am Bildschirm vermitteln. Arbeitsplatzbezogene Teile, etwa die Bedienung einer bestimmten Maschine, gehören vor Ort gezeigt. Außerdem müssen Beschäftigte Fragen stellen können. Eine Plattform mit Nachrichtenfunktion oder einer festen Ansprechperson erfüllt diesen Punkt.
Am besten kombinieren Sie beides: Die allgemeinen Inhalte laufen digital, und die praktische Einweisung findet am Arbeitsplatz statt. Dokumentieren Sie dann beide Teile, damit der Nachweis vollständig bleibt.
Typische Fehler beim Dokumentieren
Der häufigste Fehler ist eine Sammelliste ohne Inhalt. Steht dort nur „Unterweisung 2026“ mit Unterschriften, ist unklar, worum es ging. Halten Sie deshalb immer das Thema und die verwendeten Unterlagen fest. Ein zweiter Fehler sind fehlende Nachzügler: Wer am Termin krank war, wird oft nie unterwiesen.
Drittens geraten neue Beschäftigte leicht aus dem Blick. Sie brauchen ihre Unterweisung vor der ersten Tätigkeit, nicht erst beim nächsten Jahrestermin. Eine Lernplattform weist neuen Konten die Kurse deshalb gleich bei der Anlage zu. So beginnt der Nachweis am ersten Arbeitstag.
Kurz gesagt: Unterweisung dokumentieren heißt festhalten, wer wann zu welchem Thema unterwiesen wurde. Mindestens jährlich, für Jugendliche halbjährlich. Eine Lernplattform erzeugt den Nachweis beim Durchlaufen selbst.
Wie das in der Praxis aussieht, zeigt die Seite Pflichtunterweisung online.
Häufige Fragen zum Unterweisung dokumentieren
Reicht eine digitale Bestätigung statt einer Unterschrift?
In der Regel ja, wenn eindeutig festgehalten ist, wer den Kurs wann abgeschlossen hat. Klären Sie Besonderheiten Ihrer Branche mit Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit.
Wie lange bewahre ich Nachweise auf?
Eine feste Frist für alle Fälle gibt es nicht. Viele Betriebe bewahren Nachweise mindestens bis zur nächsten Unterweisung und darüber hinaus einige Jahre auf.
Wer darf unterweisen?
Verantwortlich ist der Arbeitgeber. Er kann die Unterweisung übertragen, etwa an Führungskräfte oder Fachkräfte, bleibt aber für die Durchführung verantwortlich.
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