Pflichtunterweisung online — mit Nachweis für jede Person
Arbeitsschutz, Datenschutz, Brandschutz: Mit acadivo läuft die Pflichtunterweisung online in einem Portal unter Ihrem Namen. Jede Person bekommt ein Zertifikat als Nachweis, und die Wiederholung im nächsten Jahr starten Sie per Knopfdruck.
Unterschriftenlisten und Excel-Tabellen
Einmal im Jahr sitzen alle im Besprechungsraum, jemand liest Folien vor, und am Ende kreist eine Unterschriftenliste. Wer an dem Tag krank war, fehlt in der Liste. Wer neu anfängt, bekommt die Unterweisung irgendwann nebenbei. Und wenn jemand nach einem Nachweis fragt, beginnt die Suche im Aktenschrank.
Eine Pflichtunterweisung online löst das anders. Denn alle durchlaufen denselben Kurs, wann es in den Arbeitstag passt, und das Ergebnis steht sofort im System.
Welche Unterweisungen Pflicht sind
Das Arbeitsschutzgesetz verlangt, dass Beschäftigte über Sicherheit und Gesundheitsschutz unterwiesen werden: bei der Einstellung, bei Veränderungen im Arbeitsbereich und danach regelmäßig. In der Praxis heißt das meist einmal im Jahr. Für Jugendliche gilt nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz sogar mindestens halbjährlich.
Hinzu kommen je nach Betrieb weitere Themen, zum Beispiel Datenschutz, Brandschutz, Hygiene oder Compliance. Für alle gilt dasselbe: Die Unterweisung muss stattfinden, sie muss verständlich sein, und Sie sollten sie nachweisen können.
So läuft die Pflichtunterweisung online mit acadivo
Zuerst legen Sie für jedes Thema einen Kurs an, mit Text, Bildern oder Videos und einigen Kontrollfragen am Ende. Danach laden Sie Ihre Beschäftigten ein, einzeln oder als Tabelle. Über Kennzeichen steuern Sie, welche Abteilung welchen Kurs sieht, so bekommt die Werkstatt andere Inhalte als das Büro.
Jede Person bekommt eine Einladung per E-Mail und arbeitet den Kurs am Rechner oder am Handy durch. Hat sie alle Pflichtseiten erledigt und die Fragen bestanden, stellt acadivo das Zertifikat automatisch aus. Sie müssen also nichts nacharbeiten.
Nachweis und jährliche Wiederholung
Jedes Zertifikat trägt Namen und Datum. Für Unterweisungen mit fester Frist legen Sie eine Gültigkeit fest, zum Beispiel zwölf Monate. Vor dem Ablauf erinnert acadivo die betroffene Person per E-Mail. Den neuen Durchgang starten Sie per Knopfdruck, und das alte Zertifikat bleibt als Nachweis im Verlauf.
In der Verwaltung sehen Sie auf einen Blick, wer gültig unterwiesen ist, wer bald abläuft und wer noch fehlt. Damit beantworten Sie die Frage nach dem Nachweis in Minuten statt in Tagen.
Rückfragen ermöglichen, Arbeitsplatz einbeziehen
Eine elektronische Unterweisung ist dann sinnvoll, wenn Beschäftigte trotzdem fragen können. Deshalb bietet acadivo eine Ansprechperson und Nachrichten im Portal. Wer etwas nicht verstanden hat, schreibt direkt, statt bis zur nächsten Runde zu warten.
Arbeitsplatzbezogene Teile, etwa die Bedienung einer bestimmten Maschine, gehören zusätzlich vor Ort gezeigt. Die Plattform ergänzt das, sie ersetzt die Einweisung an der Maschine nicht. Im Zweifel stimmen Sie den Umfang mit Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit ab.
Datenschutz und Kosten
acadivo läuft auf Servern in Deutschland, Sicherungen sind inbegriffen. Jede Person kann ihre Daten auf Wunsch als Datei abrufen, wie es die Datenschutz-Grundverordnung vorsieht.
Für die Pflichtunterweisung online im Mittelstand passt meist acadivo Team: 49,90 Euro im Monat bei zwölf Monaten Laufzeit, netto, für 200 aktive Teilnehmer. Größere Betriebe nehmen acadivo Pro mit 600 Plätzen. Alle Pakete haben denselben Funktionsumfang und verlängern sich nicht automatisch.
Typische Themen im Überblick
Welche Kurse Sie anlegen, hängt von Ihrem Betrieb ab. Häufig sind es diese: die allgemeine Arbeitsschutzunterweisung, Brandschutz und Verhalten im Notfall, Erste Hilfe im Betrieb, Datenschutz und Informationssicherheit sowie Regeln zu Compliance und Geschenkannahme.
Dazu kommen branchenspezifische Themen, zum Beispiel Hygiene in der Lebensmittelverarbeitung oder Ladungssicherung im Lager. Jedes Thema wird ein eigener Kurs mit eigener Gültigkeit. Dadurch sehen Sie genau, welche Pflichtunterweisung online noch fehlt, statt nur eine Gesamtliste zu haben. Neue Beschäftigte bekommen außerdem alle Kurse gleich am ersten Tag zugewiesen.
Häufige Fragen zur Pflichtunterweisung online
Ist eine Unterweisung am Bildschirm zulässig?
Grundsätzlich ja, wenn sie verständlich ist, Rückfragen möglich sind und arbeitsplatzbezogene Teile vor Ort ergänzt werden. Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber; im Zweifel hilft Ihre Fachkraft für Arbeitssicherheit.
Wie weise ich die Unterweisung nach?
Über das Zertifikat jeder Person mit Namen und Datum und über die Übersicht in der Verwaltung, die gültige, ablaufende und fehlende Nachweise zeigt.
Wie oft muss die Unterweisung wiederholt werden?
In der Regel jährlich, für Jugendliche mindestens halbjährlich. Diese Frist hinterlegen Sie als Gültigkeit des Zertifikats, dann erinnert acadivo rechtzeitig.
Die erste Unterweisung zur Probe
Legen Sie ein Testportal an, bauen Sie einen Unterweisungskurs und schicken Sie ihn an zwei Kollegen. Ohne Zahlungsdaten — nach sieben Tagen endet der Test von selbst.